La firma digital se volvió una llave casi imprescindible para muchos en Costa Rica, pues les permite gestionar documentos y autenticarse en línea con la misma validez jurídica que una firma manuscrita.
Cada vez que la usa para un trámite, en realidad lo que funciona por debajo es un certificado digital que emite el Banco Central de Costa Rica (BCCR) y vincula de manera segura su identidad con una clave pública.
Además, permite demostrar que usted es el autor o responsable de un documento electrónico, y que su contenido no ha sufrido ninguna alteración.
Sin embargo, algunos pasan por alto un detalle clave al acostumbrarse a su uso: no es permanente. Tiene una fecha de vencimiento cada cuatro años que deben tener presente porque, cuando expira, deja de funcionar con efecto inmediato.
Es decir, si esta herramienta se vence sin que usted se dé cuenta, los sistemas dejarán de aceptar sus firmas y de reconocerlo al autenticarse, lo cual puede hacerle pasar un mal momento en medio de un trámite.
La falta de previsión en este trámite puede paralizar gestiones críticas. Sin una firma vigente, los usuarios quedan bloqueados de plataformas esenciales como el portal ATV del Ministerio de Hacienda, el Sistema Integrado de Compras Públicas (Sicop) o el Registro Nacional. Por ello, lo ideal es iniciar el proceso de renovación al menos dos semanas antes de la fecha de caducidad para evitar interrupciones en el flujo de negocios o cumplimiento de obligaciones tributarias.
De acuerdo con el Banco Central, la única forma segura de saber cuándo vence consiste en revisar la información que el propio sistema guarda sobre él.
En El Financiero, le explicamos dos métodos para revisar este dato.
Primer método
El primer camino para revisar la vigencia pasa por la herramienta del sistema operativo que utiliza para administrar los certificados.
Por ejemplo, en caso de utilizar un sistema operativo Windows, inserte la tarjeta de firma digital en el lector, abra el menú de inicio, abra la opción de ejecutar comandos y digite “certmgr.msc”, para que se despliegue la lista de certificados que ha utilizado en ese dispositivo.
Seguidamente, deberá localizar el certificado que lleva su nombre, verificar que corresponda a la autoridad certificadora del BCCR y fijarse en la columna donde aparece la fecha de caducidad.
En caso de tener más de uno, conviene revisarlos detenidamente y quedarse con el más reciente, porque ese es el certificado que está vigente y que, preferiblemente, debe tomar como referencia.
El procedimiento puede diferir ligeramente si hace uso de otros sistemas, pero la fecha de caducidad de igual forma será visible.
Segundo método
Una alternativa para conocer la fecha de vencimiento aprovecha un sitio web que use la firma digital como mecanismo de autenticación, como ocurre con la plataforma Central Directo, del BCCR.
De esta manera, cuando ingresa al sitio, elige la opción de entrar con certificado digital, inserta la tarjeta en el lector y observa la ventana emergente que muestra los certificados disponibles.
Desde esa ventana de selección, la clave está en abrir el detalle de la firma que se desea usar, mediante la opción de “ver certificado”, para acceder a la ficha completa con toda la información. Ahí, se muestra el período de vigencia.
Cuando la revisión revela que el certificado está próximo a caducar o que ya venció, el siguiente paso es acudir a una Oficina de Registro autorizada por el BCCR.
Tome en cuenta que la emisión del nuevo certificado no es gratuita. El costo suele oscilar entre los $15 y $30 (más IVA), dependiendo de la entidad financiera y de si requiere también la reposición física de la tarjeta. Además, es indispensable gestionar una cita previa en el banco o cooperativa de su elección; la mayoría de las oficinas de registro no atienden solicitudes de firma digital de forma espontánea.
En ellas, puede tramitar la emisión de un nuevo certificado, que genera un período de vigencia renovado y garantiza que su firma digital continúe en funcionamiento sin interrupciones.
Para evitar sorpresas, lo más prudente es anotar la fecha de vencimiento y revisar cada cierto tiempo que el certificado no esté a punto de expirar.
Con ese simple hábito, la firma digital deja de ser una fuente de sustos de último minuto y se convierte en una herramienta confiable para trabajar, firmar contratos y cumplir plazos sin tropiezos.
