EscucharUn conjunto de ajustes para los recibos digitales se autorizaron el pasado 22 de abril por parte del Ministerio de Hacienda y comenzarán a regir desde el 1.° de noviembre.
La variación abarca a todas las compañías, entidades y personas físicas, y se empleará para la factura digital, así como para las notas de crédito y débito electrónicas. También empezará a funcionar la factura digital de exportación, muy demandada por este rubro, junto con el comprobante virtual de pago.
Carlos Morales, especialista fiscal de Grupo Camacho, aseguró que estas alteraciones pretenden optimizar el sistema de facturación, brindar más claridad a los obligados tributarios sobre cómo cobrar o expedir archivos electrónicos, así como subsanar lagunas que hayan existido en la versión 4.4 original.
Estas modificaciones exigirán a las firmas efectuar cambios sustanciales en sus plataformas de facturación digital y en sus procedimientos contables antes de que concluya el año.
Rocío Quirós Gómez, jerarca del Colegio de Contadores Privados, explicó que los más afectados serán los obligados tributarios con una alta cantidad de emisión digital, compañías que expiden con regularidad notas de crédito y débito, suministradores de plataformas de facturación, negocios con dinámicas de reintegro o enmienda de documentos, pagadores que operan con exenciones, exportadores y corporaciones que empleen comprobantes virtuales de pago.
Agregó que estas modificaciones requieren una revisión oportuna de sistemas, procesos contables y criterios de emisión de comprobantes electrónicos, por lo que, se aconseja a los contribuyentes asesorarse con un contador y coordinar con sus proveedores de facturación electrónica, para evitar rechazos, inconsistencias o registros contables incorrectos.
Primer desafío: modificación para las cédulas alfanuméricas
Una de las variaciones que debe ejecutarse es un ajuste en el programa informático empleado para la facturación digital, ya sean los sistemas ERP o las herramientas de facturación extra que ofrecen estas funciones a los obligados tributarios, tales como Alegra, Facturele, GTI y FacturaProfesional, por mencionar algunos casos.
Lo anterior obedece a que, en concordancia con las recientes normativas del Registro Nacional, los sistemas ahora tendrán que admitir estructuras que combinen números y letras.
Esto implica que los códigos empleados para expedir recibos digitales tendrán la capacidad de incorporar letras, forzando a los suministradores de facturación y a las áreas de tecnologías de la información a renovar sus registros y sistemas de verificación para eludir negativas del Ministerio de Hacienda.
Esta medida se toma fundamentalmente porque el Registro Nacional, desde el último trimestre del año en curso, emitirá las identificaciones corporativas en una combinación de letras y números, razón por la cual las plataformas de cobro necesitan admitir esta estructura en las casillas de registro de entidades jurídicas.
“La disposición rige para las corporaciones recientes que se matriculen una vez se termine el orden numérico vigente. Las identificaciones jurídicas previas se mantendrán intactas”, aclaró Luis Javier Porras, portavoz del Colegio de Contadores Públicos.
El vocero añadió que, en las situaciones donde los obligados tributarios empleen la asistencia de proveedores de facturación, tendrán que mantenerse vigilantes de que estos ejecuten la renovación estructural dictada por el Ministerio de Hacienda; no obstante, si el usuario maneja TICO-Factura, estas modificaciones se aplicarán automáticamente.
Asimismo, mencionó que a lo largo de este mes se llevarán a cabo diversas jornadas de formación gratuitas sobre la materia, las cuales se anunciarán en plataformas sociales, y sumó que resultará indispensable analizar la repercusión en los balances financieros revisados, eventuales correcciones de reportes fiscales y el manejo frente a terceras partes.
Las alteraciones no conllevan tributos adicionales
El abogado y especialista fiscal de Actualidad Tributaria, Raymundo Volio, garantizó que esta modernización no altera las tasas tributarias ni genera nuevas cargas; su función es transformar normativas técnicas, listados y comprobaciones de los recibos digitales.
Su propósito primordial radica en perfeccionar el seguimiento, la exactitud de los datos y el adecuado impacto financiero de las transacciones.
“Las corporaciones necesitan comprobar que su plataforma de cobro no deniegue una identificación corporativa que incluya caracteres alfabéticos. Si el Registro Nacional empieza a notificar identificaciones alfanuméricas, la herramienta deberá ser capaz de admitirlas, almacenarlas y remitirlas a Hacienda sin suprimir letras, sin añadir guiones y sin transformarlas obligatoriamente en cifras”, afirmó el experto en leyes fiscales.
Reestructuración contable en notas de crédito y débito
Aparte del ámbito tecnológico, Luis Martínez, asesor de Transformación Digital en Grant Thornton, aseveró que la modificación afecta de manera directa la administración financiera.
“El manejo de las notas de crédito y débito experimenta un cambio enfocado en plasmar con más exactitud el ciclo tributario en el cual se ejecutan las correcciones”, aclaró.
Desde esta renovación, las claves de referencia se fragmentarán en un par de categorías financieras principales:
- Modificaciones en el lapso de expedición de la nota: se utilizarán para trámites operativos habituales, como la cancelación de un archivo de referencia, la enmienda de una cifra o el retorno de productos.
- Correcciones con impacto en el ciclo del recibo original: se destinarán exclusivamente a fallos sustanciales (como la rectificación de cifras por desaciertos al teclear o la invalidación del archivo por un fallo de fondo).
Ante estos panoramas, el efecto financiero tendrá que retroceder al instante preciso de emisión del recibo primario que se intenta subsanar.
“Ya no es suficiente elaborar una nota de crédito o débito ‘general’. La firma necesita especificar adecuadamente el motivo de la enmienda en la factura”, indicó Martínez.
Con este fin, es necesario renovar las claves en el programa informático, integrándose del siguiente modo:
- 13 – Cancela archivo de referencia por fallo sustancial.
- 14 – Enmienda cifra por equivocación material.
- 15 – Reemplaza recibo digital por error sustancial.
- 16 – Releva comprobante electrónico denegado.
- 17 – Abono a documento virtual (únicamente REP).
En caso de ser un reintegro o ajuste estándar, se contabiliza en el mes de la nota.
Sin embargo, si se trata de un fallo material de una cuenta previa, la repercusión deberá trasladarse al ciclo de la factura inicial.
¡Aviso para el sector exportador!
Mediante esta reciente regulación se añaden dos archivos digitales: la Factura Digital de Exportación y el Comprobante Virtual de Pago. Las claves asignadas serán la 19 y la 20, en ese orden.
Para el gremio de exportaciones y las empresas transnacionales, esta inédita clave de exportación supone un respiro burocrático, puesto que facilitará la administración de arreglos y menciones documentales en movimientos internacionales, otorgando a su vez un mejor rastreo a los intercambios comerciales entre fronteras.
“Hoy en día, no es posible aplicar exenciones a productos en fechas venideras, razón por la cual no hay una herramienta técnica correctiva. Por lo menos, ahora seremos capaces de vincular esa exención a la nota de crédito para avanzar con la declaración rectificativa y la admisión del saldo a favor fiscal”, expresó Volio.
Esta constituye la primera modificación implementada por el Ministerio de Hacienda desde la entrada en vigor de TRIBU-CR, el 6 de octubre de 2025, relevando a las plataformas ATV, TRAVI, DeclaraWeb y EDDI-7.
Sobre la asistencia al usuario, Hacienda direcciona al sitio público de OVi/TRIBU-CR, el portal InfoyAsistencia, el asistente virtual, la línea telefónica 2539-4000 y la dirección electrónica facturati@hacienda.go.cr para resolver dudas técnicas o percances.
