A partir de este domingo 1 de noviembre entrarán en vigor los ajustes incorporados por el Ministerio de Hacienda en los anexos y las estructuras de los comprobantes electrónicos.
Ante esto, el Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica hizo un llamado a las empresas para que confirmen que sus sistemas de facturación y controles internos se encuentren preparados para implementar la versión 4.4.
El objetivo principal de estas modificaciones es incorporar nuevos códigos que identifiquen con mayor exactitud las razones por las cuales se anula, corrige o sustituye un comprobante electrónico.
Con esta medida, la Administración Tributaria busca mejorar la trazabilidad de las operaciones comerciales y la calidad de la información que reportan los contribuyentes.
Nuevos códigos en los comprobantes
Los cambios exigen que los sistemas informáticos de las empresas reconozcan las nuevas categorizaciones. A continuación, se detallan los códigos añadidos:
- Código 12: Se reserva para las notas de crédito financieras relacionadas con exoneraciones de impuestos locales que fueron aprobadas después de emitir la factura.
- Código 13: Anula el documento de referencia por un error material.
- Código 14: Corrige el monto de la transacción por un error material.
- Código 15: Sustituye un comprobante electrónico por un error material.
- Código 16: Sustituye un comprobante electrónico que fue rechazado.
- Código 17: Se utiliza exclusivamente como una referencia para el recibo electrónico de pago.
- Códigos 19 y 20: Se incorporan como referencias relacionadas con la factura electrónica de exportación y el recibo electrónico de pago.
Además de estas categorías, los sistemas de facturación deberán admitir el formato de cédulas jurídicas alfanuméricas para las nuevas sociedades, cuando así corresponda.
La institución aclaró que las identificaciones jurídicas ya existentes no sufrirán modificaciones.
Efecto contable de las correcciones
Uno de los aspectos que requiere mayor cuidado por parte de los departamentos financieros es el tratamiento contable de las notas de crédito y débito que se emiten para subsanar errores materiales.
Cuando las compañías utilicen los códigos 13, 14 o 15, el efecto contable de dicha corrección debe reflejarse en el mismo periodo del comprobante original que se está modificando, y no en el mes en el que se emite la nueva nota.
Esta disposición puede generar implicaciones importantes en la operativa empresarial cuando se trata de periodos contables que ya fueron cerrados o de declaraciones de impuestos que se presentaron previamente ante el Ministerio de Hacienda.
Recomendaciones para los contribuyentes
El Colegio de Contadores Públicos recomienda a las empresas confirmar con sus respectivos proveedores de facturación electrónica que las actualizaciones ya estén operativas en sus sistemas.
Asimismo, los equipos de contabilidad, finanzas y tecnología deben familiarizarse con los lineamientos para mantener la consistencia entre las ventas y los registros.
Las empresas que emiten notas de crédito y débito con alta frecuencia deben revisar sus procedimientos internos para identificar el motivo correcto de cada ajuste y evitar posibles contingencias.
Los cambios ya se encuentran disponibles en los ambientes de prueba y de producción de las plataformas privadas, así como en el facturador gratuito del Ministerio de Hacienda.
El presidente de la agrupación de profesionales, Francisco Ovares, explicó que el incumplimiento de estas disposiciones puede generar problemas en la validación de los comprobantes y afectar el respaldo de las transacciones comerciales.
Esta situación, advirtió, podría derivar en la obligación de rectificar declaraciones tributarias y en el eventual pago de diferencias por impuestos e intereses.
