La pandemia que vivimos constituye una situación adversa para cumplir con el plazo de ejecución o entrega que se haya convenido en diferentes contratos, entre ellos los contratos firmados entre la Administración Pública y sus contratistas.

En la Ley de Contratación Administrativa se establece que el plazo de ejecución o entrega del objeto contractual es parte de las obligaciones del contratista (artículo 20), por lo que es necesario conocer qué herramientas o defensas tiene el contratista para solicitar que se le extienda este plazo.

Afortunadamente, el contratista puede solicitar la prórroga en el plazo de ejecución del contrato cuando existen demoras ocasionadas por la administración o por causas ajenas al contratista, como lo sería la pandemia por COVID-19 o los lineamientos o restricciones gubernamentales, nacidos para manejar el impacto del virus en Costa Rica (artículo 206 del reglamento a la Ley de Contratación Administrativa).

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Los tribunales de justicia han interpretado este artículo como aquel que le otorga al contratista el derecho de obtener prórrogas para la ejecución del contrato, ante situaciones de fuerza mayor debidamente demostradas o por atrasos imputables a la administración.

La fuerza mayor se define por la Contraloría General como “un acontecimiento que no puede preverse o que, previsto, no puede evitarse” (Dictamen C-084-99 de 3 de mayo de 1999), por lo que esta pandemia clasifica como un acontecimiento de este tipo. Además, la fuerza mayor claramente no puede ser causada por el obligado a cumplir con la prestación del contrato.

Ahora, es importante tomar en cuenta que la normativa establece que se tienen 10 días hábiles para presentar la solicitud de prórroga en el plazo de ejecución, los cuales deben contarse a partir de que el contratista tiene conocimiento del hecho que provocó la extensión en el plazo. La administración cuenta con igual plazo para resolver si es procedente o no la solicitud y debe resolver de forma razonada y justificar su decisión. Si el contratista presenta la solicitud de prórroga fuera del plazo indicado será recibida por la administración únicamente en aquellos casos en los que aún se encuentre vigente el plazo contractual.

Requisitos

La solicitud de prórroga en la ejecución contractual, debe contener cómo requisitos mínimos, lo siguiente: una descripción del evento, indicación de su fecha real y prueba que sustente la solicitud. La prueba debe demostrar a la administración que existe un vínculo causal (causa directamente ligada con resultado) entre el impacto de la COVID-19 (o los lineamientos o restricciones gubernamentales para el manejo del virus y sus consecuencias) y la imposibilidad de cumplir, dentro del plazo establecido en el cartel y/o contrato, con sus obligaciones contractuales.

La prueba podría incluir noticias relacionadas con el impacto de la COVID-19 en un determinado sector productivo y registros internos que demuestren atrasos en las actividades que se tienen que cumplir para la ejecución del contrato. Un ejemplo sería evidenciar que con las restricciones de circulación vehicular el contratista cuenta con cierto número de vehículos de su flota menos para determinados horarios donde normalmente circularía.

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Es útil revisar si el contrato cuyo plazo se está solicitando que se prorrogue tiene un programa de trabajo. Si lo tiene, se podrían especificar las actividades dentro del cronograma que fueron afectadas por la COVID-19 y por los lineamientos gubernamentales relacionados con su manejo, e indicar cómo esto impactó lo previsto en el programa.

Adicionalmente, el contratista puede acudir a otras figuras legales para hacer frente a la situación provocada por la COVID-19, como la suspensión del contrato por motivo de fuerza mayor o caso fortuito (artículo 210 del Reglamento a la LCA). A diferencia de la prórroga en el plazo, la suspensión del contrato supone la suspensión de todas las obligaciones y derechos de las partes y, en consecuencia, también trae consigo la suspensión del plazo de ejecución del contrato (así lo ha sostenido la Contraloría General de la República, entre otros, en el Oficio No. DCA-1313 del 8 de mayo de 2008). Es prerrogativa de la administración decretar dicha suspensión por un plazo de hasta seis meses como máximo, prorrogable por otro plazo igual. El reinicio del contrato se comunicará por escrito, antes del vencimiento del plazo de suspensión.

Si un contrato se suspende, la administración deberá liquidar al contratista la parte que haya sido efectivamente ejecutada e indemnizar los daños que le provoque la suspensión contractual. Para obtener el reconocimiento de estos extremos económicos, se recomienda documentar y justificar cada uno de los costos adicionales en los que tuvo que incurrir con una referencia que sirva para determinar su precio de forma objetiva (por ejemplo mediante informes periciales del estado de la parte ejecutada, copias de facturas que fueron recibidas por la administración y estudios de mercado sobre el precio de los costos adicionales incurridos).

En cuanto a la posibilidad de reclamar perjuicios o lucro cesante (es decir, ganancias dejadas de percibir) a raíz de la suspensión del contrato por motivo de la pandemia por COVID-19, en principio, y de conformidad con el artículo 210 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, no procede el derecho del contratista a que se le reconozcan estos rubros. Sin embargo, la administración, previa petición del contratista, podría analizar cada caso para verificar si la suspensión del contrato provocó al contratista un daño económico o patrimonial.

Por tanto, recomendamos a las empresas o proveedores que actualmente tienen un contrato suscrito con la administración pública, revisar si la pandemia por COVID-19 o los lineamientos o restricciones gubernamentales están ocasionado o podrían ocasionar demoras en el plazo de ejecución del contrato.

Así es posible determinar si se encuentran en una posición donde sea necesario solicitar ante la administración una prórroga para la ejecución del contrato o la suspensión del contrato, para evitar caer en una situación de incumplimiento, que los podría hacer sujetos a la aplicación de una multa o cláusula penal y después a un apercibimiento por incumplimiento del contrato.