Al iniciar un nuevo periodo fiscal, es fundamental la precisión de las diligencias necesarias para el cierre del año anterior en las empresas, detallando aspectos tales como el cierre contable, la contrastación de información, la presentación de las declaraciones correspondientes, así como la cuantificación final de la carga tributaria que por concepto del impuesto de renta a las utilidades debe cancelarse.
Esta dinámica es usual una vez concluido el año fiscal, pero ante este flujo de obligaciones y diligencias procedimentales, suele dejarse de lado la definición de las políticas y el protocolo de pago que debe darse en las empresas, esto en materia de su cuerpo accionario y dirigencia, entiéndase los accionistas y la junta directiva.
A efectos de establecer un correcto protocolo y una política de pagos eficiente y consecuente con el ordenamiento jurídico, es preciso conocer la estructura que una empresa presenta en su diseño societario, es decir, de acuerdo con los niveles y órganos que este tipo de entidades mercantiles deben cumplir en aras de operar a la luz de la legalidad. Debe señalarse que toda empresa de denominación sociedad anónima, debe contar con al menos dos accionistas al momento de su creación, pudiendo ampliarse con el paso del tiempo, o incluso, contando con una concentración del capital social en una sola persona, si es que desea adquirirse todas las acciones de los demás inversores una vez que la sociedad ha iniciado su operación.
Estas personas son conocidas como los accionistas o socios, y son los propietarios de la empresa, esto en cantidades proporcionales a su aporte en el capital social, que representa el valor contable de los títulos en cuestión.
Es fundamental recalcar que estos individuos en su condición de socios no denotan tener una relación laboral para con la empresa, es decir, no existe un vínculo contractual entre la sociedad mercantil y la persona física propietaria de los documentos accionarios, de forma que no es procedente, al menos a la luz de la figura de accionista, la estipulación de un pago por concepto salarial, puesto que no se observan en esta dinámica las características de prestación, contraprestación y subordinación, propias de la convencionalidad laboral.
Ahora bien, claramente el propietario de la empresa tiene el derecho y merece un pago por su aporte en la entidad, no obstante, este no puede ser dado en forma de salario, sino que debe procederse a la estipulación de su cancelación en dividendos, los cuales son definidos por la remuneración usualmente monetaria, que la empresa realiza para con sus socios propietarios, monto que es cancelado en función proporcional a la cantidad de acciones que cada accionista tenga en su haber, y que se obtiene contablemente de la cuenta de capital denominada utilidad acumulada, consistiendo a su vez en un gasto no deducible, pues se contabiliza posterior al pago del impuesto de la renta en el estado de resultados.
A efectos de proceder de forma correcta con este pago, debe realizarse una asamblea de accionistas ordinaria en la cual debe tomarse el acuerdo sobre el monto a cancelar por materia de dividendos, el cual, salvo que se disponga lo contrario en los estatutos, debe aprobarse con al menos el 51% del capital social prescrito. Parte esencial de la política de pago de este rubro señala la obligatoriedad de contar con este acuerdo de accionistas, el cual puede establecerse de forma temporal por el plazo deseado, y puede ser definido por un monto específico, o bien, un porcentaje asignado a la cuenta de pago, mismo que se hace efectivo por depósito directo a los propietarios.
En aras de finalizar de forma precisa el pago en cuestión, debe procederse con la cancelación del impuesto correspondiente y específico a los dividendos, el cual opera precisamente por retención en la fuente, es decir, debe la sociedad retener el monto correspondiente al 15% del total del dividendo cancelado a cada socio, para posteriormente y antes del día 15 del mes siguiente, proceder con el traslado de estos fondos a la autoridad hacendaria, cumpliendo a su vez con la declaración correspondiente. Cabe adicionar que cuando este dividendo es cancelado a otra sociedad mercantil, no procede la retención del rubro tributario señalado, pues esa segunda entidad propietaria debe declararlos e integrarlos en su renta general.
Ahora bien, una vez definida la política de pago para los socios propietarios, es menester estipular el protocolo correspondiente para los miembros de la junta directiva, recordando en este punto que toda sociedad anónima inscrita, y más aún con operación comercial vigente, debe contar con un órgano de este tipo nombrado, no obstante, la decisión de su actividad estratégica y el desarrollo de sesiones para la toma de decisiones es prerrogativa de la misma asamblea de socios.
Si se desea una junta activa, esto debe ser aprobado en una asamblea de accionistas extraordinaria, donde procede a definirse el monto y la temporalidad de cancelación del pago a los participantes miembros, rubro que se conoce como dieta, el cual es considerado un gasto deducible de renta, no salarial y contabilizado en el gasto administrativo, debiendo tener las actas que respalden este movimiento.
Cumplido lo anterior, y por cada sesión directiva que se realice, puede cancelarse el monto correspondiente por las dietas, pero debe contarse para estos efectos con el acta correspondiente del libro de junta directiva, es decir, es necesario contar con el documento que respalde la verdadera ocurrencia de la reunión en cuestión, así como los puntos vistos y acuerdos. Cumplido con esto puede procederse con la cancelación a cada miembro involucrado, esto de forma igualitaria para todos, debiendo a su vez aplicar nuevamente la figura de la retención en la fuente por el impuesto correspondiente a pago de dietas, el cual tiene la misma tasa impositiva que los dividendos, siendo un 15% del total bruto pagado, cancelable en la misma temporalidad de la primera quincena del mes siguiente.
Cabe indicar que es totalmente viable la posibilidad de contar de forma simultánea con ambas posiciones corporativas, es decir, puede una persona tener la condición de propietario accionista, y a la vez ser miembro de la junta directiva, no siendo contrario a ninguna norma, sino más bien, parece ser muy congruente con la dinámica de empresas, particularmente en las pequeñas y medianas, surgiendo a su vez una última posibilidad, la de ser asalariado también, lo cual es viable siempre que no se tenga una superposición de horarios o funciones en el vínculo laboral. Para este último caso y de darse el contrato de trabajo, debe procederse con el pago de las cargas sociales tanto patronales como del trabajador, así como el impuesto al salario, esto si se sobrepasan los umbrales, detallando ser un pago distinto a los dos anteriores.
Aunque la existencia de esta figura pudiese sonar extrema, es muy usual en la práctica, y es conocida como la triple funcionalidad empresarial, donde se torna necesario el establecimiento claro de un protocolo, así como la definición de la política de pagos, y en especial la documentación y cumplimiento de requisitos en aras de cumplir a cabalidad la normativa pertinente.
