Uso de tecnología en la mejora de trámites con el Estado

Si bien aún estamos en un proceso de adaptación y mejora, es claro, que la relación ciudadano y Estado ha evolucionado a formas más expeditas de trámite a través de plataformas, que podemos citar tales como Trámite Ya que permite hacer trámites migratorios y crear empresas, Trámite Virtual (TRAVI) que es para gestionar temas tributarios con Hacienda, Ventanilla Digital para uso de Notarios Públicos para trámites ante el Registro Público, Central Directo del Banco Central de Costa Rica para la declaración de Transparencia y Beneficiarios Finales y e Sistema de Ventanilla Única de Inversión (VUI) para procurar la centralización, agilización y simplificación de los trámites que las empresas deben realizar para instalarse, operar y funcionar formalmente en Costa Rica, entre otras.

Estos procesos no pueden implementarse de forma antojadiza, ya que el Estado es quien interviene con sus distintos ministerios e instituciones y que además invita a los municipios a su utilización, sino que deben estar investidos de una norma legal – principio de legalidad- para justificar su instrumentalización. Es decir, no escapa de la impostergable sujeción a límites que el mismo marco normativo le impone a la administración para mantener el equilibrio con los administrados, por ello, podemos hacer un repaso de alguna de estas normas.

Para iniciar, la Ley N° 8.220 de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos, reguló la forma en que debe existir una guía para presentar requisitos y el apoyo interinstitucional, tomando en cuenta que todo trámite o requisito, para ser exigido al administrado deberá constar en una ley, un decreto ejecutivo, un reglamento o en disposiciones administrativas como resoluciones generales, estar publicado en el diario oficial La Gaceta y publicado en el Catálogo Nacional de Trámites del MEIC, que tiene por objetivo brindar seguridad jurídica y transparencia a los administrados.

Otro ejemplo es la Ley Nº 8.454 Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos que implementó la posibilidad de firmar documentos de forma digital y que tuviera la misma validez que la firma tradicional manuscrita, con la particularidad que se considera certificada. La norma constituyó una visión importante a la realidad que vivimos y es parte integral de la aplicación de muchos de los procesos digitales que hoy se aplican.

Sobre la firma digital, si bien aún no es obligatoria, aún su acceso solo es a ciudadanos y personas con una categoría migratoria en el país (DIMEX), dejando fuera por ejemplo a personas extranjeras que tienen negocios en el país y no pueden acceder a este instrumento. Ellos deben asumir costos adicionales por apoderados y legalización de documentos en el exterior, proceso que se vuelve engorroso, provoca atrasos en las gestiones que requiera realizar y ciertas limitaciones a la continuidad de sus actividades.

En materia tributaria, el Código de Normas y Procedimientos Tributarios con la reforma del 2012 permitió la adopción de técnicas modernas basados y en respeto a los principios generales tributarios, cuando el artículo 167 de esta norma permitió " (…) el mayor aprovechamiento de la tecnología de la información, la simplificación y la armonización de los procedimientos. (…)” que sin duda ha sido una gran oportunidad para implementar todas las plataformas que tenemos actualmente en uso.

En temas de inversión extranjera y con el Decreto Ejecutivo N° 40035-MP-COMEX, el Ministerio de Comercio Exterior declaró de interés público y nacional el proyecto de Sistema de Ventanilla Única de Inversión en el 2016, con el objetivo de implementar un sistema que facilitara la instalación formal de las empresas en el país y la operación bajo el régimen de zonas francas.

En este sentido, se reglamentó el Sistema de Ventanilla Única (VUI) que recientemente se ajustó a la Ley de Fortalecimiento de la Competitividad Territorial para Promover la Atracción de Inversiones fuera de la Gran Área Metropolitana. Varias instituciones se integraron a este sistema para centralizar todas las autorizaciones y gestiones necesarias para que una entidad pueda no solo tramitar el ingreso al régimen de zona franca, sino iniciar sus operaciones, que en el pasado era procesos aislados y la inversión de tiempo atrasaba las operaciones al estar dispersas la.

Para este proyecto la misma normativa, encomendó al Ministerio de Ciencia Tecnología y Telecomunicaciones (Micitt), a través del Plan Nacional de Desarrollo de Telecomunicaciones, dar prioridad a las metas y objetivos que impulsen el desarrollo de infraestructura y dotación de servicios de telecomunicaciones fuera de la GAM.

Todas estas iniciativas buscan un gestión eficiente, sin embargo, aún hay barreras que eliminar tales como que no toda la ciudadanía tiene acceso a tecnología o internet, lo cual limita el acceso a estos nuevos sistemas, así como lo complejo que puede ser para extranjeros no residentes que fungen como representantes legales.

Sin duda, aún seguimos caminando en estos procesos, hay otros retos técnicos como la seguridad de la información, la continuidad de los trámites, lo amigable que deben ser, la certeza jurídica, pues aún cuando se encuentre unificada la plataforma para presentar las gestiones, la respuesta por parte de la administración debe ser igualmente consensuada, para evitar enfrentarse situaciones en dónde la respuesta dependerá del funcionario que resuelva. También hay situaciones particulares que no podrán ser encasillada en un molde predeterminado en el sistema, de tal forma que debe garantizarse el trámite aun cuando el administrado haya presentado bajo un “concepto” no acertado, que sería lo mismo si se presentada en una oficina incorrecta, en garantía de que deberá reenviarse o gestionarse a través del reenvío al órgano competente y evitar daños graves a los administrados.

La autora es socia de Impuestos y Legal de Grant Thornton.