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Las exigencias, retos y presiones para los negocios en mercados altamente cambiantes vienen de múltiples frentes: requerimientos de digitalización, imagen y reputación, responsabilidad social y flexibilidad . Todos pueden impactar la continuidad de negocio.
Tres fórmulas pueden ayudar a las empresas a resolver con éxito esos desafíos: agilidad, sistemas de gestión y sostenibilidad. En todos los casos, es esencial contar con el compromiso total del dueño, gerente general o junta directiva de la empresa.
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Agilidad
El problema es que muchas empresas, en lugar de enfrentar esos desafíos, padecen de varios cuellos de botella que dificultan su operación. Los departamentos trabajan de manera separada; todas las decisiones las toman una persona o muy pocas personas, lo que vuelve lenta a la empresa; existen muchos procesos manuales que quitan tiempo valioso para pensar, habilitar información, innovar o simplemente responder a un cliente.
Tampoco se miden los objetivos para determinar avances y los proyectos tardan en iniciar, que duran mucho tiempo y no cumplen las expectativas del negocio ni de los clientes.
En las empresas las áreas que están avanzando más en la adopción de métodos ágiles son las de tecnología, pero las más rezagadas son las de operación, mercadeo, seguridad, recursos humanos, ventas y finanzas.
“Aunque culturalmente nos hemos apegado a modelos de trabajo, debemos estar anuentes a romper paradigmas y sobre todo modificar la forma en que operamos”, dijo Gabriela Chinchilla, académica de la especialidad de agilidad empresarial en la Universidad Lead. “Es claro que si usted no se adapta y empieza a agregar valor al cliente de forma rápida, la empresa pierda posición en el mercado”.
Por esa razón, indicó Chinchilla, las empresas deben fomentar una cultura de experimentación y aprendizaje, donde las personas puedan empoderarse en la toma de decisiones que directamente enfrentan los problemas de los clientes.
Sistemas de gestión
Otra situación que se produce en las empresas, especialmente en las pequeñas, existe excesiva dependencia en pocas personas, hay saturación del trabajo o de las responsabilidades, se producen desacuerdos sobre cómo realizar las tareas y no hay una guía para dirigir la empresa
Para evitar estos problemas se deben adoptar herramientas de gestión, la cual implica una metodología de trabajo que promueve la cultura de mejora continua y el aprendizaje en la empresa. En realidad, es muy sencillo: las empresas revisan y documentan lo que hacen y cómo lo hacen, aplican auditorías y revisan los resultados de acuerdo a sus estrategias.
La documentación permite saber qué se debe hacer en cada circunstancia que pueda ocurrir, desde los pasos a seguir si un colaborador se va de vacaciones o deja la empresa para que no se detengan las operaciones hasta cómo enfrentar una situación mucho más compleja. “También establece las políticas que la empresa debe tener”, explicó Pablo Vallejo, director de Vallejo Business Consulting.
Al indicar en los documentos qué se hace y cómo se hace, es posible determinar cuáles son los datos que se requieren para evaluar las acciones y cómo obtenerlas. Otra ventaja es que la gerencia puede planificar, organizar, dirigir y controlar los procesos, así como ver qué mejorar y se acerca a estandarizar sus actividades con miras a implementar y certificarse en normas de calidad.
Vallejo afirmó que establecer un sistema de gestión integral, un plan estratégico y un modelo de negocio formal permite que las empresas comentan menos errores, crezcan al menos un 10% y reduzcan gastos en 25% promedio, solamente con el orden que logran.
La documentación no es difícil de realizar, pues las empresas cuentan con procedimientos que se repiten día con día. Lo primero que se debe hacer es una auditoría de la situación actual de la empresa para determinar cuáles son las necesidades principales.
Luego se debe revisar los procesos (por ejemplo, cómo se maneja el inventario y cuándo y cuáles mecanismos se utilizan para comprar insumos a los proveedores), ver mejoras posibles, establecer políticas y planes, documentarlos e implementarlos. Serán necesarias otras auditorías posteriores para revisar si se cumplen o no.
Sostenibilidad
Las empresas suelen tener dificultades para innovar (se apegan a las forma tradicional de hacer las cosas) en mercados muy cambiantes y en generar valor agregado a sus clientes y a la sociedad.
Menos se logra integrar, con esos fines, a todas las áreas y procesos: diseño del producto, manufactura o servicios, comercialización, gestión de inventario, materia prima e insumos, proveedores, cómo se consume y qué se hace con los desechos de productos.
¿Cómo se logra? Con la sostenibilidad. “Al hablar de sostenibilidad se tienen tres pilares fundamentales: la gente, la innovación y el ambiente”, explica Álvaro Soto, gerente general para Centroamérica y el Caribe de Roche.
Con la sostenibilidad la empresa se propone tener balance ambiental en todo lo que hace, de forma que se compense su impacto ambiental y lograr la carbono neutralidad. Eso incluye, por ejemplo, revisar las instalaciones y lograr que sean amigables con el ambiente, lo cual puede hacerse con las normas, guías y certificaciones respectivas.
La empresa debe determinar cuáles contaminantes está generando en toda la cadena de producción, desde el transporte de materia prima e insumos, la producción, el transporte a los puntos de venta y el consumo, para corregirlos y reducir el impacto.
Por ejemplo, se puede establecer sistemas de recuperación de desechos de empaques, reciclarlos o reutilizarlos y generar ahorros. Esto implica trabajar con los distribuidores y puntos de venta comerciales para su recuperación.
Con los proveedores también se deben elegir aquellos que tengan buenas prácticas ambientales y en derechos humanos. Incluso se pueden hacer revisiones o auditorías para descubrir con los proveedores oportunidades de mejora, establecer compromisos y verificar su cumplimiento.
A nivel de instalaciones se puede revisar desde la gestión del agua, la electricidad, desechos, y otros, lo que normalmente genera ahorros y beneficios en el clima laboral.
El compromiso de los colaboradores se puede fortalecer estimulando prácticas de reducción de desperdicio y reutilizables incluso a nivel de sus hogares y programas de responsabilidad social comunal. De paso, puede que la empresa logre la bandera azul, lo que la retribuye en su imagen.
