Para llevar los ingresos, gastos y operaciones de su negocio, incluyendo lo que sus clientes le deben y que deben estar en la columna de las cuentas por cobrar, Usted puede utilizar un cuaderno. Incluso, para llevar un orden de sus citas con proveedores o clientes están las agendas.

Los especialistas, entes financieros y entidades de apoyo, asesoría y mentoría de micro, pequeñas y medianas empresas, así como de emprendimientos de base tecnológica o startups, recomiendan encarecidamente —casi que suplican— que los empresarios y las personas emprendedoras lleven al día un registro o control de operaciones. Como sea.

Pueden llevarlo en cuadernos y agendas o pueden aprovechar las aplicaciones y herramientas tecnológicas disponibles, algunas sin costos, las cuales también pueden ayudar a avanzar hacia la transformación digital.

“Muchas veces creemos que tenemos una operación que no requiere digitalizarse, pero siempre hay beneficios de la digitalización”, dijo Christian Vargas, gerente de desarrollo e innovación de Procom, una firma informática local con servicios en facturación electrónica y plataforma para otros procesos de negocios o actividades de profesionales independientes, mipymes, restaurantes, hoteles y el sector comercial en general.

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Claro que para las nuevas generaciones de empresarios el uso de la tecnología es una barrera superada, pero hay algunas personas de otros grupos que tienen más retos pues no tienen mucha relación con el mundo digital. Pese a ello hay herramientas muy útiles, al alcance y que se pueden usar en lugar de un cuaderno.

Por ejemplo, se puede usar la agenda digital del teléfono móvil para programar citas y reuniones; luego se sincroniza la agenda del móvil con otros equipos (tabletas, computadoras y hasta reloj con bluetooth) para recibir notificaciones y recordatorios automáticos, no fallar y sí aprovechar las oportunidades de ventas.

Un reporte de Euromonitor indica que el 58% de los encargados de tiendas al detalle reconocieron un incremento en el uso de herramientas digitales desde el año 2020. “La tecnología continuará aumentando la eficiencia operacional y elevando la experiencia de los clientes, impactando la percepción de las marcas y sus resultados de ventas,” dijo Michelle Evans, especialista de consumo en Euromonitor International.

Facturación electrónica

La necesidad de entregar facturas electrónicas a los clientes (incluyendo empresas que la exigen a sus proveedores de todo tamaño) es la primera herramienta.

Utilice servicios de facturación que, además de emitir los respectivos comprobantes digitales, puedan integrarse con sistemas contables como mínimo y ofrezcan facilidades para realizar las declaraciones ante el Ministerio de Hacienda.

Recurra también a sistemas y equipos para puntos de venta en comercios minoristas que faciliten y agilicen la atención de los compradores en el momento de pago y empaque en cajas.

Ventas en línea

Existen diversas plataformas para que su mipyme cuente con una tienda en línea o participe en centros comerciales virtuales (marketplace).

Busque un proveedor reconocido que le brinde asesoría, capacitación y soporte técnico, así como servicios que incluyan pasarela de pago (para que los clientes paguen con tarjetas) y facturación electrónica automática e integración con Correos de Costa Rica, para gestión de pedidos y no recurrir a operaciones manuales.

Vargas recomienda asignar a una persona que esté a cargo desde la implementación. Esta persona podrá ver cómo sacarle más provecho, mantener el servicio y estar atenta a cualquier situación, consultas de clientes y devoluciones o sustituciones.

Bots

Actualmente hay disponibilidad en el mercado de chatbots para las aplicaciones de mensajería o en la tienda en línea para dar respuestas a preguntas o consultas básicas (como la ubicación de la tienda, precios de productos), incluso algunos con capacidad de mostrar un menú de productos y de gestionar los pagos de los clientes.

Los chatbots le liberan de tiempo dando respuesta a esas consultas rutinarias y que se presentan continuamente, para que Usted se dedique a otras labores, no tener que perder el tiempo respondiendo cosas tan simples como el horario de atención o atender únicamente las consultas que sí ameritan una atención personalizada y de mayor nivel para cerrar una venta.

Clientes

Y hablando de ventas: lleve en orden las ventas de su empresa. Para esto puede recurrir a sistemas de gestión de clientes (CRM, por sus siglas en inglés). Hay herramientas en la nube y algunas sin costo.

Los CRM ayudan a saber, si Usted o alguien en la empresa cumple con estar registrando la información, qué compró un cliente, cuándo, cada cuánto tiempo vuelve a comprar, si realizó una consulta y no compró, si tiene familiares o mascotas para ofrecerle otros productos o servicios, y para enviar información personalizada (con su nombre) de ofertas.

Por supuesto, debe contar con la autorización de los clientes para registrar, almacenar y utilizar sus datos, cumpliendo con la Ley de Protección de la Persona frente al tratamiento de sus datos personales (No. 8968).

Los CRM permiten dar seguimiento a los clientes (los que consultaron, los que compraron y los que no han vuelto a comprar), generar campañas, automatizar la venta en línea y crear formularios para consultas y cotizaciones. Vargas advirtió que las empresas normalmente tienen personas muy eficientes haciendo cotizaciones, pero no dan seguimiento. Los CRM permiten ver a cuáles se les dio seguimiento y cuáles fueron los resultados.

Contabilidad

Las personas emprendedoras y empresarias pueden utilizar también desde una hoja de cálculo (disponible a través de sistemas sin costo: Libreoffice, Drive de Gmail o Microsoft Office 365) hasta sistemas de contabilidad o de gestión de empresas (ERP) en línea.

Vargas menciona, por ejemplo, sistemas ERP sin costos como ODOO que son muy completos para gestión de inventario, control de caja, reportes, contabilidad, finanzas, planillas y gestión de recursos humanos. “Hay que considerar que sean simples. que sea fácil de usar en sistemas en equipos pequeños. son servicios en la nube”, dijo.

Considere también si aplicaciones ERP de firmas reconocidas (SAP, Softland , Microsoft Dynamics y otras) para pequeños negocios se adaptan a su empresa.

Control

La implementación de proyectos nuevos en su empresa (un nuevo producto o servicio, por ejemplo) y la ejecución de tareas puede implicar una simple lista de actividades, tareas y un cronograma con un check out manual cuando se cumplió. Pero en una herramienta digital el control puede llevarse en forma automática y desde cualquier sitio y momento.

Por ejemplo, herramientas como Bitrix permiten la gestión y el control de actividades de equipos de trabajo, de sus tareas o de entregas, lotes de producción o mejoras en instalaciones. “El uso de los sistemas depende de las necesidades”, dijo Vargas.

Una costurera, un zapatero o un taller de ropa puede llevar control de las ordenes, a quién se asignó (si hay varios operarios), cumplimiento y si ya se avisó al cliente para que pase a recogerlo o si hay que llevárselo.

Vargas indica que a veces muchas de estas tareas se pueden gestionar y controlar con una hoja de cálculo, pero lo importante es utilizar y aprovechar el potencial de las herramientas para iniciar y avanzar luego a otros niveles de digitalización y automatización.