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Los negocios y los profesionales que brindan servicios en forma independiente deben prepararse con cuidado y con tiempo para evitar cometer al menos 14 errores con el cierre fiscal del 2021 que se cometieron en el cierre anterior correspondiente al 2020.
“Es importante, que —de previo— las entidades tengan organizado un comité para revisar las obligaciones tributarias, para reducir los riesgos por omisión o por errores desde la fuente de sus sistemas”, dijo Guillermo Smith, presidente del Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica.
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Los cierres contables mensuales o trimestrales son una buena práctica para prepararse. “En el orden está el secreto”, dijo Alberto Porras Rojas, socio director de GCF Consultores.
Un sistema de contabilidad no debe ser un obstáculo para que las pymes alcancen éxito en su administración financiera y tributaria. “Si las pymes no quisieran generar su propio departamento contable sería bueno recurrir a un tercero y participar activamente en los procesos que ese tercero registra sobre el negocio”, recomendó Porras.
Errores comunes
En el 2020, junto a la pandemia y la crisis económica generada, los contribuyentes debieron realizar el cierre fiscal a finales de ese año, así como cumplir con la declaración y el pago correspondiente durante el primer trimestre del presente año.
De esa experiencia se identificaron errores comunes:
1. No haberse preparado con tiempo para presentar el reporte, que en este caso se deberá presentar en marzo de 2022, pero deben quedar incluidos todos los documentos y comprobantes electrónicos a diciembre de 2021.
2. No haber comprobado que las declaraciones mensuales de valor agregado cuadren con lo que se ha registrado en la contabilidad en ingresos por ventas o servicios y lo que se incluye en la declaración de utilidades anual.
3. Haber incluido gastos en la declaración de renta como deducibles que no se les ha practicado las retenciones, en caso que aplique. Ejemplo dietas o gastos de servicios contratados en el exterior.
4. No haber pagado a la Dirección General de Tributación el IVA de los servicios contratados en el exterior.
5. No justificaron, como corresponde con base en las facturas electrónicas comerciales, todos los gastos en los cuales se incurrió.
6. Hubo empresas y contribuyentes que consideraron o creyeron que un comprobante de pago con la tarjeta de crédito (voucher) sustituye la factura electrónica comercial.
7. Otra confusión común es no hacer gastos con tarjeta al considerar que se les va a recargar otro IVA.
8. Para el cierre del periodo 2021 debe determinarse el máximo de intereses deducible a reportar, advirtió Smith.
9. Desconocer cuándo procede el pago por rentas de capital o cuándo hacer la declaración y sobre qué base de ganancias y pérdidas de capital.
10. Incluir gastos personales o el salario de empleados que no están reportados en la CCSS como gastos deducibles.
11. Realizar los registros contables como si privara lo que indica la normativa tributaria, como no hacer el registro de gastos o ingresos que no son deducibles o gravables para efectos tributarios.
12. Realizar pagos de erogaciones en efectivo olvidando que estos están limitados, de acuerdo con las directrices.
13. No tener los respaldos sobre intereses, seguros y depreciación deducibles del impuesto sobre utilidades por arrendamientos cuando se utilizan servicios de leasing financiero con entidades financieras.
14. Cometer inconsistencias o fallas en la declaración Declaración jurada del impuesto sobre la renta (D-101) en cuanto a: diferencial cambiario (realizado y no realizado), porcentajes de depreciación de los activos fijos, existencia de uso discrecional en activos fijos y sumas de ventas declaradas en IVA diferentes al ingreso contable del periodo.
Consecuencias
La principal consecuencia puede ser una actuación fiscalizadora por parte de la Autoridad Tributaria. El contribuyente tendrá que realizar la liquidación de los impuestos no declarados y pagar los intereses y la sanción por morosidad. La sanción, tipificada por el artículo 81 del código tributario, puede ser desde 50% hasta el 150% del impuesto determinado en la fiscalización.
También existen consecuencias operativas al giro de negocio. Los contribuyentes que no se encuentren al día ante el Ministerio de Hacienda no podrán participar en licitaciones como proveedores en instituciones del estado y tampoco podrán gestionar exenciones especiales a impuestos. También pueden sufrir cierre de instalaciones.
Porras indicó que es importante que las pymes sujetas al Régimen de Tributación Tradicional consideren los nuevos impactos provenientes de la nueva normativa tributaria, como la Ley de Fortalecimiento de las Finanzas Públicas, otras resoluciones y oficios emitidos por la Autoridad Tributaria.
Entre esos impactos se encuentran la entrada en vigencia del máximo de deducibilidad por intereses no bancarios, el tratamiento fiscal del diferencial cambiario realizado y no realizado y otro asunto de importancia es la posibilidad de deducir, para efectos del impuesto sobre las utilidades, las pérdidas fiscales registradas en el periodo fiscal 2020.
¿Qué está pendiente?
—Tercer adelanto de renta del impuesto de renta programado para el 31 de diciembre próximo. El segundo adelantó tenía fecha límite el pasado 30 de setiembre.
—Dentro de los dos meses y quince días naturales siguientes al cierre del período fiscal, los contribuyentes deberán presentar y liquidar la respectiva Declaración jurada del impuesto sobre la renta (D-101), la cual, para un periodo ordinario, el plazo máximo será el 15 de marzo del 2022. En esta declaración, deberá deducir esos adelantos efectuados trimestralmente y las retenciones que le efectuaron (si procede), para cancelar el saldo pendiente por el impuesto.
—Antes de cada 15 de mes deben realizar el pago mensual del impuesto de valor agregado (IVA), los pagos a remesas al exterior en los casos que califiquen y el pago por las retenciones mensuales relacionados con el impuesto al salario en los respectivos casos.
—Los contribuyentes que se dediquen al arrendamiento de bienes muebles e inmuebles y tributan bajo el régimen de rentas de capital, deben declarar y liquidar mensualmente la respectiva Declaración Jurada de Rentas de Capital inmobiliario o mobiliario, que corresponden a formularios diferentes.
—Se encuentran vigentes aún las dos declaraciones informativas referentes a la Declaración Anual Resumen de Clientes, Proveedores y Gastos Específicos (D-151) y Declaración Anual Resumen de Retenciones – Impuestos Únicos y Definitivos (D-152) ambas con vencimiento, el próximo 28 de febrero de 2022.
“Nuestra recomendación sobre la D-151 es realizar un análisis previo a definir si debe presentarse o no, dado que existen condiciones que generarían la no presentación de este formulario como, por ejemplo, que las operaciones estén respaldadas por comprobantes electrónicos de conformidad con la legislación costarricense”, dijo Porras.
Medidas para corregir
Lo primero que debe hacer, junto con la persona encargada de contabilidad, es revisar los errores cometidos con las anteriores declaraciones, cierres y pagos del periodo fiscal 2020.
En cuanto a las pymes bajo régimen tradicional, la fecha clave será el primer y segundo mes posterior al cierre fiscal (hasta el 15 de marzo), cuando deben preparar y presentar la D-101. “No es conveniente dejarlo de último”, aconsejó Porras. “En este periodo 2021 entra en participación bastante normativa tributaria nueva”.
Se debe recordar, también, las declaraciones informativas con vencimiento al 28 de febrero 2022, que según su volumen de información pueden requerir un tiempo considerable de confección.
Recuerde, además, que deberá cumplir con los siguientes reportes:
—D-151: solamente la declaración de compras, gastos y ventas, en caso de que no se haya utilizado en un 100% los documentos electrónicos y solo por esos documentos, que no sean electrónicos son los que deben reportar.
—D-152: de existir retenciones en la fuente por salarios, dividendos, dietas, según se indicaba más arriba.
—Declaración de ganancias o pérdidas de capital por la venta de activos.
—Declaración de rentas de capital cuando no existe relación directa con la actividad lucrativa.
“El completar las declaraciones conlleva aplicar correctamente la legislación tributaria, por lo que se aconseja hacerse acompañar de un Contador Público Autorizado, quien es el profesional con la preparación para la asesoría correspondiente”, advirtió Smith.
Régimen simplificado
Recuerde que si se encuentra en el Régimen de Tributación Simplificado, únicamente debe hacer cada trimestre el pago de impuesto de renta y del IVA, según el monto de compras de la empresa.
Aunque las obligaciones para los contribuyentes del Régimen de Tributación Simplificado son bastantes similares a los del Régimen Tradicional, hay algunas diferencias.
El más significativo son las fechas de presentación y liquidación de las declaraciones del IVA y el Impuesto Sobre la Renta (D-105), los cuales son de carácter trimestral y se presentan y liquidan 15 días posterior al último día del trimestre.
Así, las fechas serán 15 de octubre para el tercer trimestre y 15 de enero de 2022 correspondiente al cuarto trimestre del periodo 2021. Las obligaciones de pagos parciales y la D-152 no son exigidas en este régimen.
¿Está atrasado?
Con el avance en la digitalización del Ministerio de Hacienda, el proceso ahora resulta más sencillo para los contribuyentes mediante el sistema de Administración Tributaria Virtual (ATV) y la conectividad bancaria.
Con esta automatización se presentan las declaraciones omisas y liquidarlas por medio de conectividad bancaria, así como los pagos parciales pendientes, por medio de la actualización inmediata en los procesos del Ministerio de Hacienda y las entidades financieras autorizadas.
Incluso por medio del sistema DECLAR@7 se podrán presentar las declaraciones informativas en condición de omisas.
De la misma manera, la omisión en declaraciones “autoliquidativas” genera una sanción administrativa. La sanción se subsana con la presentación del formulario Autoliquidación de Sanciones por Infracciones Administrativas (D-116) en el sistema ATV, la cual también se cargará de forma automática para ser pagada por conectividad bancaria.
En caso que el contribuyente no cuente con acceso a realizar pagos por conectividad bancaria, podría elaborar un formulario Recibo Oficial de Pago (D-110), mediante el sistema EDDI-7 del Ministerio de Hacienda, y dirigirse ante una entidad recaudadora autorizada y realizar el pago presencialmente.
Porras recomendó a estas empresas iniciar inmediatamente con la factura electrónica, si bien los contribuyentes del Régimen de Tributación Simplificado no es exigida la emisión de comprobantes electrónicos.
A las empresas, el inicio tardío en facturación expone a la empresa a una sanción que puede ser desde los dos hasta 100 salarios base, además de ser una causal de cierre de negocio por hasta 5 días, debido a la no emisión de comprobantes autorizados.
En cuanto a sus registros contables, la recomendación es iniciar prontamente una construcción de la contabilidad por al menos los últimos cinco años operativos, que es el plazo que tributariamente debe ser resguardada la información según el Código Tributario.
“Los libros contables y legales son obligación formal de los contribuyentes, siempre considerado la particularidad del Régimen de Tributación Simplificado, donde se reduce a mantener un auxiliar de compras resguardado y tener comprobantes autorizados sobre los cuales basó su pago de impuestos”, dijo Porras.
No olvide
El Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica recomendó:
—La contabilidad debe estar al día y cumplir con las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF).
—Cumplir con la emisión de comprobantes electrónicos y estar atento a los nuevos requisitos de facturación (versión 4.4) del Ministerio de Hacienda.
—Determinar las obligaciones que tiene como contribuyente.
—Correcta determinación de los gastos deducibles e ingresos gravables.
—Conciliar la información enviada en las diferentes declaraciones a la Administración Tributaria con lo registrado en la contabilidad.
—En caso de tener pérdidas de periodos anteriores, la utilización correcta de los créditos fiscales.
—Contar con el estudio de precios de transferencia.
—Control de la prescripción de deudas antiguas con la Administración Tributaria.
—Mantener actualizado el cálculo de la prorrata del IVA.
—Administrar adecuadamente el flujo de efectivo.
