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Cuando en su empresa va a contratar a una persona le pide su hoja de vida, su curriculum vitae y sus atestados, los títulos y las certificaciones que demuestren que tiene el entrenamiento, las capacitaciones, la experiencia y la formación que requiere para el puesto.
Las empresas también deben mostrar la calidad de lo que hacen no solo cumpliendo con tiempo las entregas, sin errores ni problemas, cumpliendo los requerimientos básicos o lo que solicitó el cliente, y con garantía.
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Para lograrlo debe estandarizar sus procesos (es decir: tener procedimientos que garanticen todo eso) mediante las normas de calidad y, de paso, obtener la certificación de que lo logró.
Alexandra Rodríguez, directora de normalización, y Jonathan Pérez, director de operaciones, del Instituto de Normas Técnicas de Costa Rica (Inteco) agregan que las certificaciones en normas de calidad permiten a las empresas, incluyendo a las pequeñas, posicionarse ante sus clientes como organizaciones competitivas.
Las certificaciones también aseguran el control de las operaciones, de forma que se puedan mantener procesos Lean (un método que optimiza la gestión y la producción), aumentando la eficiencia y la rentabilidad. Se genera, además, un marco estratégico para apoyar la visión y la misión de la pyme.
Pérez y Rodríguez recalcaron que las normas de calidad y posibles certificaciones que se adopten permiten generar el soporte necesario y son el medio para articular las herramientas que se necesitan para lograr los objetivos que se planteen.
Normas para pymes
Son muchas las normas que las pymes pueden aplicar, pues —cuando se desarrollan o definen— siempre se considera que son para todo tipo de empresas u organizaciones, independientemente de su actividad, tamaño o ubicación.
Las normas técnicas lo que establecen son requisitos mínimos que se debe cumplir para asegurar la calidad, la protección ambiental, la seguridad de los colaboradores entre otros.
—ISO 9001 Sistemas de Gestión de Calidad: es de las más conocidas y permite implementar los controles necesarios para gestionar la calidad global en la empresa, de los productos y en todos los procesos, articulados de tal forma que —en su conjunto e interacción— ayuden a cumplir con los requisitos de calidad.
—ISO 14001 Sistemas de gestión ambiental: es la norma que indica los requisitos que deben cumplir las organizaciones para controlar sus impactos ambientales desde la fuente. Es útil cuando la organización tiene partes interesadas (especialmente clientes) que valoran la correcta gestión ambiental por parte de sus proveedores.
—ISO 50001 Sistemas de gestión de la energía: las empresas que implementan esta norma logran encontrar oportunidades para optimizar su consumo energético, logrando ahorros importantes en su operación y reducción de su impacto ambiental. Existen incentivos actualmente en la facturación eléctrica para las empresas que se certifican en esta norma.
—Esencial Costa Rica: Inteco brinda el servicio de declaración de cumplimiento de las empresas con el protocolo Esencial Costa Rica, el cual pertenece a la Promotora de Comercio Exterior (Procomer). Las empresas para las cuales INTECO declara el cumplimiento, recurren a Procomer para gestionar la emisión de la licencia respectiva.
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—ISO 28000: Destinada a las empresas que desean demostrar que en su cadena de suministro mantienen controles óptimos para garantizar la seguridad de las mercancías y de la prestación del servicio. Muy útil para empresas exportadoras o con clientes que tienen altos estándares de seguridad en el suministro.
—FSSC 22000: corresponde a un protocolo de la Food Safety System Certification (FSSC), cuyos requisitos orientan al cumplimiento de estándares de inocuidad alimentaria en los procesos de producción. Altamente requerida a pymes del sector alimentario por parte de clientes de Europa y Estados Unidos.
Costos
Los costos son altamente variables ya que dependen del tipo de certificación, del tipo de proceso y del tamaño de la empresa.
Para una pyme, dentro de la diversidad de los estándares referidos en el ejemplo anterior, una certificación en alguna de esas normas para el primer año (ya que típicamente se generan contratos de certificación por tres años) puede tener costos en el rango de $2.000 hasta los $5.000.
Mejoras y resultados
Aquellas pymes que incorporan las normas técnicas como parte integral del manejo de la empresa, logran mejorar las condiciones para competir en el mercado.
Por ejemplo, las normas brindan a las empresas herramientas que permiten mejorar su sostenibilidad y productividad.
También crean incentivos de mercado para que los actores sigan prácticas aceptadas internacionalmente al aplicar presión competitiva (al tiempo que permiten una competencia leal).
Otro resultado es que alientan la innovación y el crecimiento a través del desarrollo tecnológico.
La mejora debe ser una acción permanente en las empresas y por supuesto, cuando se desarrollan tanto las normas de sistemas de gestión como las de requisitos del producto o servicio, el objetivo es plasmar en ellas las mejores prácticas internacionales que garanticen que las operaciones cumplen con requisitos ya comprobados.
Pasos
El primer paso para una pyme que desea implementar una norma de calidad es destinar recursos (interna o externamente) para plantear el proyecto de implementación.
Muchas optan por tener en su organización una persona capacitada para plantear y liderar el proyecto. Otras optan por subcontratar servicios de consultoría para tal fin.
Una vez que ha terminado el proyecto de implementación, la pyme puede buscar a un certificador para que se realice una evaluación de cumplimiento (auditoría de certificación), a fin de optar por una certificación con trazabilidad y respaldo internacional.
En el caso de Inteco, durante la implementación, se apoya a las pymes con los servicios de capacitación en las normas y en la certificación, indicaron indicaron Alexandra Rodríguez y Jonathan Pérez.
