La empresa Gestión en Tecnología de Información (GTI) eliminó el uso de monedas y billetes para obtener la certificación del Programa L o Entidad Libre de Efectivo del Banco Central de Costa Rica (BCCR).

El proceso inició en media pandemia causada por el COVID-19 y se realizó con el patrocinio y la supervisión del Banco de Costa Rica, pues para obtener la certificación se requiere este tipo de asesoría y apoyo.

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GTI realizó algunos cambios en sus procesos. A los proveedores se paga únicamente en forma electrónica, mediante transferencias.

Los más de 150.000 clientes cancelan sus servicios incluyendo el de factura electrónica con tarjeta, a través de la aplicación Qué Pago (de la misma GTI y que permite cancelar vía Sinpe Móvil) o transferencias bancarias.

A los 100 colaboradores de la empresa también se les paga de forma electrónica y se sustituyó la caja chica con una tarjeta de débito. Cuando se requiere un traslado, en un vehículo de servicio público, se utilizan modalidades de transporte que acepten tarjetas.

La empresa tampoco requiere realizar depósitos bancarios.

“Habíamos soñado que los clientes llegan a un negocio a hacer una compra, se le envía una factura a su correo electrónico y paga en forma electrónica”, indicó Alejandro Montalvo, presidente de GTI. “Se gana en seguridad y se reduce el costo del manejo de dinero”.

La disponibilidad de tecnologías y herramientas para que las empresas, sus proveedores y sus clientes no tengan que utilizar efectivo está favoreciendo un movimiento hacia la certificación L. Ya hay 10 entidades que cumplieron el proceso y los requisitos del BCCR.

“El objetivo es lograr la máxima utilización de los servicios electrónicos que tienen disponibles los clientes, las instituciones públicas y las empresas privadas en transacciones de cobro y pago, lo cual se traduce en la reducción de riesgo en el manejo de efectivo y de los costos asociadas a éste”, explicó Carlos Melegatti, director de la división de sistemas de pago del BCCR.

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El Programa L fue diseñado por el BCCR y se realiza en conjunto con las entidades del sistema financiero nacional, las cuales impulsan, guían y ayudan a desarrollar procesos en las organizaciones públicas y privadas que realicen un uso intensivo de los medios de pago digitales disponibles en el mercado local.

Proceso

El BCCR entrega la certificación L a la entidad participante que cumpla con las condiciones requeridas de uso de mecanismos de pagos electrónicos para pago de proveedores, planilla, servicios públicos e impuestos, entre otros.

Otra condición es realizar la totalidad de las transacciones en forma electrónica y que, en los casos de pagos “no sujetos a esta regla”, al menos la mitad se realicen utilizando mecanismos digitales.

Melegatti explicó que la certificación puede ser obtenida por cualquier organización que realice el proceso de nueve pasos para llegar a la sustitución de los pagos en efectivo o en cheque con pagos electrónicos. Los pasos incluyen la coordinación con el BCCR e implican completar una matriz o cuadro donde se indica la forma actual de realizar los pagos e implementar la estrategia de transformación que el BCCR le envíe.

El proceso incluye utilizar cuatro documentos que proporciona el BCCR y, si la empresa o institución ya realiza o recibe pagos de forma electrónica, el proceso es rápido.

La Mutual Cartago de Ahorro y Préstamo (Mucap) inició el proceso en junio del 2019 y obtuvo la certificación L cuatro meses después. “Se certificó que todos los procesos se manejan de forma electrónica y que se promueve la eliminación de pagos en efectivo”, indicó Bernal Allen, subgerente financiero de Mucap.

En esta entidad, la primera en obtener la certificación L, tampoco se tiene efectivo para caja chica y lo que se hizo fue automatizar los procesos de pago (que antes también implicaba manejo de cheques), sustituyéndolos por sistemas electrónicos con formularios electrónicos donde tampoco se imprime ningún documento.

Actualmente Mucap está en proceso de “recertificación”. Allen explicó que se renueva la certificación L una única vez y queda como definitiva. En este caso, los esfuerzos se han orientado a reforzar el sistema que ya se tenía y que complementa otros esfuerzos, como los relacionados con el área ambiental (Bandera Azul y Carbono Neutral).

Grameen también obtuvo la certificación L, en este caso en julio de 2020. Esta organización, originada en Bangladesh, implementa programas microfinancieros sin fines de lucro para apoyar a mujeres emprendedoras de escasos recursos que no son sujetas de financiamiento bancario.

La entidad contaba con ocho sucursales físicas en zonas fuera del Gran Área Metropolitana y con más de 5.600 beneficiarias, que normalmente tampoco están bancarizadas.

Con ellas se inició un proceso de capacitación para utilizar canales digitales como Sinpe Móvil, transferencia bancaria, banca en línea y puntos de pago para que reciban el monto del financiamiento otorgado y para que realicen sus pagos. Lo único que no se pudo digitalizar es el pagaré, pues para efectos de cobro hay limitaciones legales.

A nivel interno antes también se utilizaba caja chica, cheques y otros modelos tradicionales, incluyendo servicios de traslado de valores o remesas. El proceso iniciado hace dos años también permitió sustituir estos modelos tradicionales por mecanismos electrónicos. Por ejemplo, los pagos a proveedores se realizan en forma electrónica y los gastos comunes de caja chica con tarjeta corporativa.

La eficiencia operativa se mejoró, pues se mantuvo la cobertura de servicios y se eliminaron sucursales y los gastos asociados a traslado de dinero. Antes de iniciar este proceso de sustitución del efectivo, la eficiencia operativa (medida por los gastos anuales divididos entre el saldo de la cartera de préstamos) estaba en 70% y actualmente se estima en 50%. “La meta es llevarla al 40%”, indicó Mario Morera, gerente financiero de Grameen.

En todos los casos, sin embargo, hay beneficios adicionales de mayor relevancia. “Tenemos una gran tranquilidad de no manejar efectivo”, recalcó Montalvo, de GTI.