En BAC Credomatic tenían un problema identificado: el estrés de trasladarse de un lugar a otro para presentarse a reuniones. El tráfico y la cantidad de pendientes diarios de cada colaborador hacían que existiera una baja asistencia o llegadas tardías a tales compromisos.

En la entidad financiera estaban instaurando la metodología agile, en la cual es necesario efectuar trabajos con rapidez, pero con constante retroalimentación de los miembros. De ahí las reuniones.

“Pasábamos más en el carro que en las oficinas”, relató Carlos Salguero, gerente de Sistemas del banco.

A mediados del 2015, BAC comenzó a explorar la opción del teletrabajo. El primer paso fue crear un plan piloto con una primera selección de 42 trabajadores.

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El banco implementó herramientas de trabajo colaborativo de la compañía Cisco y establecieron métricas para determinar cuánto tiempo invertían los trabajadores en cumplir las mismas tareas en su casa y en la oficina.

La regla fundamental que puso la intermediaria fue que cada colaborador acondicionara en su casa un espacio para trabajar; eso contemplaba el mobiliario y una buena conexión a Internet.

Los resultados fueron tan buenos que el BAC decidió, en mayo de 2016, habilitar el teletrabajo para todos en el Departamento de TI.

Estos cambios afectaron directamente las instalaciones físicas del banco, ya que redujeron el espacio en un 35%. Esto generó ahorros en el consumo eléctrico y en los espacios de parqueo.

“Las instalaciones físicas son para el 65% de la población. Si un día fuéramos todos a la oficina, no cabríamos”, acotó Salguero.

La estrategia aplicada por el BAC está alineada con la visión del Gobierno con la aprobación de la Ley para Regular el Teletrabajo en Costa Rica (9.728).

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Según datos del Centro Internacional para el Desarrollo del Teletrabajo, cerca de 12.000 personas en el país realizan teletrabajo actualmente.

Tecnologías para la conexión remota

El teletrabajo es voluntario, tanto para el colaborador como para el empleador, y se rige por el acuerdo entre las partes.

Es indispensable que se cumplan plenamente las disposiciones del Código de Trabajo y los instrumentos jurídicos de protección de los derechos humanos y laborales.

Con estos puntos claros, es necesario construir un reglamento, en conjunto con el departamento responsable de Recursos Humanos, donde se definan responsabilidades, jornadas y días en los que se efectuará esta modalidad de trabajo.

Con todas las reglas puestas sobre la mesa, el paso que sigue es establecer las herramientas tecnológicas que se utilizarán para garantizar el correcto cumplimiento de las tareas y la seguridad de la información de la compañía.

Para esto, grandes proveedores tecnológicos ofrecen diversas plataformas de comunicación y de gestión de tareas.

Uno de ellos es Cisco, quien con su herramienta Webex permite el cifrado de extremo a extremo de la información que se comparte. Esto significa que los datos permanecen encriptados con una clave desde el momento en que salen de un dispositivo y hasta que llegan al destinatario.

La estrategia de Cisco es desarrollar una arquitectura segura con Webex, al habilitar una plataforma abierta que permite la interoperabilidad con todas las reuniones y dispositivos.

En esta plataforma se pueden compartir todo tipo de documentos e interactuar con pizarras colaborativas que se actualizan, en tiempo real, con las anotaciones que haga cada miembro de la reunión. También es compatible con todo tipo de dispositivos –pantallas, computadoras, celulares, tabletas, etc.– y ofrece alta calidad tanto de imagen como de sonido.

La herramienta también tiene funciones de mensajería y de llamadas.

Dell Technologies es otro gigante que le apuesta al teletrabajo con su solución Workspace One de VMWare, una plataforma de área de trabajo digital integrada. Esta incorpora el control de acceso y la gestión de aplicaciones y terminales. Además, está disponible como servicio de cloud o para implementación local.

“Las organizaciones se tienen que adaptar a que el lugar de trabajo ya no es un espacio físico; es un entorno digital. Siguiendo esta premisa, uno de los objetivos de VMware es suministrar un espacio de trabajo digital que ofrezca acceso seguro –en cualquier momento y lugar– a todos los servicios que los usuarios necesitan para ser productivos en sus diferentes dispositivos”, afirmó Miguel Ángel Moreno, ingeniero en Soluciones para Dell Latinoamérica.

La solución da acceso al colaborador a las mismas herramientas y documentos que tiene en su oficina física.

En el caso de Microsoft, la firma ofrece su plataforma 365. Esta consiste en un espacio donde la persona tiene acceso a herramientas de colaboración, comunicación y seguridad, y a su escritorio de trabajo.

Microsoft 365 tiene como principio ofrecerles a los empleados de diferentes generaciones las mismas oportunidades de cumplir con sus tareas, pero de forma personalizada; por ejemplo, para un millennial podría ser prioritario el acceso rápido a mensajería instantánea y videoconferencias, mientras que alguien de la generación X podría estar más interesado en poder revisar su correo electrónico. Según estos gustos, la herramienta se adapta y muestra las preferencias de forma automática.

En esta plataforma existen funciones de seguridad para mantener a salvo la información empresarial, aunque esta viaje por Internet.

El administrador puede delimitar los derechos de visualización de cada usuario.

“Se puede determinar que un correo recibido no se pueda reenviar o incluso que no se pueda publicar en redes sociales. Se controla la difusión de la información”, explicó Luis Diego Esquivel, gerente de Especialistas de Espacios de Trabajo Moderno de Microsoft.

Estimaciones del Gobierno apuntan a que si se lograra implementar el teletrabajo en la mitad de los funcionarios con perfil para hacerlo, habría una disminución de 24.000 vehículos por día en las vías de la Gran Área Metropolitana, lo que –a su vez– reduciría la cantidad de combustibles consumidos en aproximadamente 48 millones de litros al año.