Escuchar
Cuando se plantea implementar un proyecto tecnológico muchos pueden ser los factores que den al traste con la inversión.
Uno de ellos es que los departamentos de tecnología de información (TI) en las empresas, y probablemente también las firmas desarrolladoras, hablan en el lenguaje técnico, generando incomprensión, resistencias y hasta sabotajes contra las iniciativas.
“Es necesario hablar el idioma del negocio”, dijo Rodolfo Zamora, CEO de Equilibrium, una firma costarricense que opera desde 2012 dedicada al desarrollo de software empresariales y de outsourcing de servicios tecnológicos.
Para Zamora las empresas e instituciones deben seguir otras recomendaciones adicionales para el éxito de sus proyectos tecnológicos.
Automatizar: optimizar e innovar
Muchas empresas consideran que un proceso manual se puede digitalizar y automatizar sin optimizarlo.
“Piensan que los mismos cinco pasos que se realizan manualmente se van a hacer en computadora”, advierte Zamora.
Para que los proyectos sean exitosos se debe optimizar las tareas, actividades y procesos operativos y gerenciales.
Aparte de optimizar, la tecnología debe favorecer la eficiencia y la innovación a la hora de digitalizar y automatizar operaciones.
Ir más allá de lo que conocen
En las instituciones y en las empresas se enfocan en soluciones y plataformas que conocen.
Zamora cuenta que un cliente, una compañía de remodelación de casas de lujo en Los Ángeles, California, tenía que procesar y verificar los informes físicos de gastos y avances que le enviaban los encargados de los proyectos.
El procesamiento era requerido para cobrar a los clientes y al dueño de la empresa se le iba en eso toda la semana.
Se le ofreció una solución, donde cada encargado de proyecto introduce la información en una interface. Ahora el propietario sólo debe dedicar dos horas para verificar los datos y puede dedicarse a los negocios.
“Se debe buscar una empresa que ayude a pensar fuera de la caja”, reiteró Zamora.
Escuche
Enfocarse en las tecnologías conocidas es también un error habitual que cometen también los departamentos de TI, lo que hace que el proyecto nazca ya limitado.
“Por eso necesario escuchar a otros que pueden sugerir otras formas de hacerlo”, afirma Zamora. “Muchas veces pasa que las empresas escuchan y replantean el proyecto”.
No hacerlo puede implicar el fracaso y mayores gastos después.
Por ejemplo, un colegio de profesionales requería un sistema para resolver la situación de un empleado.
“Lo que necesitan es integrarlo a otros sistemas”, les dijo Zamora.
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El ejecutivo reconoce que eso implicaba ampliar el proyecto y el gasto inicialmente planeado.
No hacerlo, sin embargo, implicaba que en algún momento se requerirá una nueva inversión para integrar ese módulo a los otros.
(A eso se suma, los costos de no integrarlo desde el inicio.)
Y más tarde se tendrá que “botarlo todo” y hacer todo desde cero.
Recurra a ayuda
Los departamentos de TI normalmente están muy ocupados en el día a día y no tienen capacidad ni los recursos para implementar nuevas soluciones ni procesos de cambios.
Probablemente apenas pueden con el manejo de incidentes.
Hay instituciones que tienen proyectos en fila desde 25 años, pese a que se tenía muy claro el proyecto y su necesidad.
“La solución es que la gente de TI siga en lo suyo”, aconseja Zamora. “Y que la empresa encargue los nuevos desarrollos a un externo”.
Aquí pueden aplicarse dos modelos:
a. Cuando el proyecto esté concluido, el departamento de TI lo asume.
b. El desarrollo lo realiza la firma externa y participa personal de TI, lo cual facilitará la migración del sistema.
Hable el idioma del negocio
El mensaje es clave. De él depende generar confianza, obtener resultados, y disminuir las posibles resistencias y hasta el sabotaje.
Si una empresa o institución requiere nuevas impresoras multifuncionales, por ejemplo, existen dos opciones: las compra o las renta como servicio.
En la primera opción, los costos de repuestos y soporte son una carga financiera a tomar en cuenta. Aparte, hay que tener personal de TI encargado y especializado.
En la segunda opción, todo eso es responsabilidad de la firma proveedora.
El problema es cómo se presenta el mensaje.
Usualmente se detallan hasta la extenuación las características técnicas de los equipos, incluyendo la cantidad de páginas impresas por minuto.
El otro problema es que TI se enfoca en el mensaje de si los equipos serán o no de propiedad de la organización, olvidando que cuando estén obsoletos y se vayan a sustituir también se generan costos.
“Hay que centrarse en qué resolverá el proyecto”, advirtió Zamora. “Hay que mostrar las ventajas de operación y costos para el negocio”.
Por ejemplo, cómo los nuevos equipos permiten monitorear lo que se imprime por departamento o por usuario.
“Así, un usuario lo pensará dos veces cuando va a imprimir un reporte solo para revisarlo”, anticipó Zamora.
El mensaje debe generar valor. Alguien debe entenderlo, como mínimo, más allá de TI.
