En un negocio era normal usar algunos sistemas informáticos básicos: un procesador de palabras para la correspondencia, una hoja de cálculo para pasarle al contador las cuentas y un presentador de filminas para exponer los productos a un cliente potencial.

Desde hace menos de una década la difusión de los servicios de computación en la nube, donde el software está disponible en Internet, permite el acceso a todo tipo de sistemas que se requieran en las empresas. La ventaja del cloud computing es que los empresarios y emprendedores pueden enfocarse en su negocio, en lugar de tener que lidiar con servidores, centros de datos y actualización y soporte de software.

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También se reducen las barreras tecnológicas con relación a las grandes empresas, pues se puede usar lo último en tecnología y no hay que invertir en infraestructura (servidores, bases de datos, sistemas de gestión).

Otra ventaja es que se puede aumentar o disminuir los recursos (cantidad de usuarios, por ejemplo) de acuerdo a las necesidades de crecimiento de la operación y se paga por los que realmente usa en cada momento (flexibilidad).

Así, si contrata empleados por una temporada se incrementa la cantidad de equipos y sistemas a usar durante ese periodo. Luego se puede ajustar la cantidad de usuarios a la planilla que queda. Los ajustes también incluyen lo que se paga.

La nube también permite acceso a los sistemas en cualquier dispositivo y desde cualquier sitio donde exista conexión a Internet, así como contar con niveles de protección y seguridad de los datos que brindan los proveedores tanto a las pequeñas como a las grandes empresas.

En el caso de los servicios gerenciales tipo ERP se incluyen módulos de contabilidad, inventarios, recursos humanos y planilla, y hasta factura electrónica.

Pero hay que cerciorarse de que la empresa que le ofrece esos servicios cumpla con tales condiciones.

“Hay muchas opciones, pero no se siguen los pasos para elegir al proveedor”, advierte Marlon Cordero, gerente general de Sabio Cloud, un proveedor de sistemas administrativos en la nube.

¿Cómo elegir el mejor servicio?

1. Conozca al proveedor.

Hay que conocer a la empresa para saber cuál es su experiencia, dónde se encuentra (en el país o en el exterior), cuáles son sus condiciones y costos.

Compruebe lo que le ofrecen con referencias o casos de éxito documentados.

También establezca acuerdos de nivel servicio que cumpla con los requerimientos de disponibilidad que se necesita, aconsejó Julio Castilla, presidente de Grupo CMA, que brinda servicios a nivel de software, plataforma e infraestructura en la nube.

Eso implica asegurarse que el proveedor brinda asesoría y capacitación o entrenamiento, tiene mecanismos para atención y soporte diarios para brindar capacidad de respuesta inmediata y permite ver datos o reportes en tiempo real para la toma de decisiones.

2. Verifique la seguridad de la información.

Compruebe cuál es el centro de datos que utiliza el proveedor para brindar sus servicios y hospedar los sistemas, la información y los respaldos, las certificaciones del datacenter y el cumplimiento de las respectivas normas.

Asimismo fíjese en los procesos de seguridad que implementa el proveedor, espejos de los sistemas de almacenamiento y protección de los datos, y en los mecanismos y restricciones de acceso.

Obtenga información sobre si el datacenter tiene doble acometida de Internet y de electricidad.

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3. El servicio debe ser de alta disponibilidad.

Es decir, se debe tener acceso a los sistemas y recursos en la nube con un nivel de disponibilidad del 99,9%, resaltó Guido Goicoechea, CEO de Software Consulting Group (SCG), firma que ofrece ERP y optimización de base de datos del SAP.

Debe comprobarse que los sistemas sean amigables con el usuario y que no existan problemas de acceso desde computadoras, portátiles, smartphones y tabletas, tanto en redes locales como a través de los servicios de datos de los operadores de telefonía móvil.

4. Cuál es la oferta en valor agregado.

Hay que comprobar cuáles son las acciones de monitoreo, respaldos, horarios de atención y otras facilidades que brinda el proveedor.

Asimismo, cuáles son las facilidades para incrementar y reducir la demanda de recursos (flexibilidad), con los ajustes respectivos en el costo, y para adaptar los servicios a la evolución y requerimientos de la compañía.

Compruebe que los costos sean justos y que no tenga que realizar inversiones en servidores, licencias o personal adicional, ni costos extras por soporte o actualizaciones.

“Es clave revisar el alcance del servicio brindado y que realmente la funcionalidad ofrecida sea la que el negocio requiere”, recomendó Gonzalo Sandstad, gerente de ventas de Softland, que brinda una solución de gestión empresarial tipo ERP.

5. Solución completa.

Las soluciones de software, plataformas o infraestructura deben ser completas y con capacidad para integrarse a otros sistemas, marcas y proveedores.

Cordero, de Sabio Cloud, advierte también que los contratos no deben ser a muy largo plazo, para que el negocio no quede amarrado, y asegurarse de poder hacer respaldos y descargar información.

Con la nube debe contar con la libertad de cambiar de contador o incluso de proveedor de servicios de cloud computing y de disponer toda la información.